PRAVILA PRIVATNOSTI I OBRADE PODATAKA RADNIKA I TRAŽITELJA ZAPOSLENJA

I. UVODNE ODREDBE

Temeljem Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Sl. list EU L 119/1, dalje: Uredba), Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (Nar. nov. br. 42/18, dalje: Zakon), trgovačko društvo Crossvallia d.o.o., sa sjedištem u Zagrebu, Ulica Grada Vukovara 269/d, OIB: 62392096182 (dalje: Društvo) donijelo je ova Pravila privatnosti. 

Ovim Pravilima objašnjavamo kako obrađujemo osobne podatke svojih radnika i osoba koje traže zaposlenje kod Društva. Nadalje, naznačujemo koja su prava vezana uz našu obradu osobnih podataka, te sva druga pitanja u vezi naše obrade podataka navedenih osoba.

Obrada osobnih podataka korisnika usluga i poslovnih suradnika nije predmet ovih Pravila. 

II. TKO SMO MI

Crossvallia je trgovačko društvo za informatičke usluge, specijalizirano za održavanje i izradu zahtjevnih web stranica, sigurnosti GNU/Linux usluga te globalnih baza podataka. Više o nama na internet stranici https://crossvallia.hr (dalje u tekstu: Internet stranica).

III. KAKO NAS KONTAKTIRATI

Kontaktirati nas možete putem:

• e-maila: info@crossvallia.hr 
• e-maila: jobs@crossvallia.hr (samo za Tražitelje zaposlenja);
• telefona: 00385 1 5571 038, te
• pošte: na adresu Zagreb, Ulica Grada Vukovara 269/d. 

IV. SVRHA PRAVILA

Svrha ovih Pravila jest objasniti: 

• koje osobne podatke Radnika i Tražitelja zaposlenja obrađujemo;
• kako prikupljamo te podatke;
• koje su naše svrhe obrade;
• koji su naši pravni temelji za obradu;
• kako dugo čuvamo prikupljene podatke;
• kome se prikupljeni podaci mogu otkriti i pod kojim uvjetima;
• koja su prava Radnika i Tražitelja zaposlenja vezana uz pojedine obrade;
• druga važna pitanja uz ovdje objašnjenu obradu osobnih podataka.

V. DEFINICIJE POJMOVA KOJE SE KORISTE U PRAVILIMA

U smislu ovih Pravila:

•  „Radnik“ označava fizičku osoba (pojedinca) koja obavlja određene poslove ili određeni posao za Društvo ili obavlja rad (dalje u tekstu sve označeno kao posao), a temeljem ugovora o radu, ugovora o djelu, autorskog ugovora, studentskog ugovora ili sličnog ugovora;
• „Tražitelj zaposlenja“ označava osobu koja (npr. putem otvorene molbe, sudjelovanjem na razgovoru za posao i slično) iskaže želju postati Radnik Društva, kako gore opisano; također, označava i Radnika koji iskaže želju da ga se premjesti na drugi posao u Društvu (npr. napredovanje, premještaj zbog osobnih razloga i slično);
•  „Plaća“ označava svaku naknadu koju Društvo isplaćuje za obavljeni posao Radnika, a koja uključuje davanja na koja je Društvo obvezno po ugovoru s Radnikom, na koje se obveže vlastitim odlukama, davanja na koja je Društvo obvezano po prisilnim propisima i sva druga davanja koja su u vezi s obavljanim poslom Radnika (npr. naknada uključuje neto plaću Radnika, naknadu troškova prijevoza, poreze na dohodak, doprinose na i iz plaće, dodatke na plaću i slično).

VI. KOJE OSOBNE PODATKE OBRAĐUJEMO 

Od Tražitelja zaposlenja prikupljamo i dalje obrađujemo sljedeće podatke:

• ime i prezime, e-mail adresa, drugi podaci za kontakt; 
• podaci o stručnoj spremi, obrazovanju, specijalizaciji, edukacijama i slično;
• podaci o profesionalnim i akademskim nagradama, profesionalnim postignućima, licencama i slično;
• podaci o radnom iskustvu (prijašnji poslodavci, trajanje zaposlenja, opis poslova i slično);
• podaci o znanju jezika (diplome, potvrde, neposredna provjera);
• drugi podaci o osobnim vještinama i znanjima koji su s obzirom na opis posla, istaknute uvjete od strane Društva ili zakonske uvjete važni za donošenje odluke o zapošljavanju.

Pored podataka koje prikupljamo od Tražitelja zaposlenja, od Radnika prikupljamo i dalje obrađujemo ujedno i sljedeće podatke:

• adresu prebivališta ili boravišta, OIB, spol, dan, mjesec i godinu rođenja, državljanstvo;
• datum početka rada i vrijeme trajanja ugovora s Radnikom;
• dozvolu za boravak i rad ili potvrdu o prijavi rada, ako se radi o Radniku strancu te ih je isti obvezan imati;
• podatke o bolovanju, drugoj privremenoj nesposobnosti za rad, razlozima izostanka s rada i slično;
• podatke o ukupnom radnom vremenu, sate nenazočnosti i slično, ako primjenjivo;
• podatke o Plaći i podatke na temelju kojih se izračunava i obračunava Plaća svakog pojedinog Radnika (npr. radni staž, radni učinak, obveze uzdržavanja, obveze koje se isplaćuju neposredno iz plaće Radnika i slično); 
• transakcijski račun u banci;
• drugi podaci koje Poslodavac obvezno prikuplja, pohranjuje i na druge načine obrađuje temeljem radnopravnih i drugih primjenjivih propisa na naš radni odnos s Radnikom;
• podatke o e-mailovima koje Radnici zaprime ili obave sa službenih (poslovnih) e-mailova (e-mailovi koje im je osiguralo Društvo);
• drugi podaci potrebni za ispunjenje svrha obrade, niže navedenim u ovim Pravilima.

VII. KAKO PRIKUPLJAMO PODATAKE

Podatke prikupljamo uglavnom od samih Tražitelja zaposlenja i Radnika tako da nam ih oni osobno priopće, dostave ili na drugi način obznane (npr. uz molbe za posao, na razgovoru za posao, tako da dostave isprave i slično). 

Ako Radnik ili Tražitelj zaposlenja ne dostave sve potrebne podatke za sklapanje ugovora ili izvršavanje ugovora ili donošenje odluke o zaposlenju, Društvo može od njih zatražiti dodatne podatke (npr. da se dostavi potvrda liječnika o ispunjavanju potrebnih posebnih uvjeta rada, dokaz o licenci i slično).

Osim od samih Radnika i Tražitelja zaposlenja, podatke možemo prikupljati i na sljedeći način:

• preko trećih osoba kao što su portali na kojima se objavljuju oglasi o slobodnim poslovnima u Društvu i putem kojih se Tražitelj zaposlenja također može prijaviti (ti portali kasnije dostavljaju podatke Društvu te ih Društvo dalje obrađuje);
• od strane trećih osoba kao što su agencije za posredovanje pri zapošljavanju, osobe ili društva specijalizirani za pronalaženje radnika i pružanje savjeta pri zapošljavanju (tzv. headhunting agencije ili headhunteri) ili od drugih Radnika (preporukom pojedinog Radnika), kolega i slično;
• podatke o e-mailovima koje su Radnici zaprimili ili poslali sa službenih (poslovnih) e-mailova Radnika, uključujući i sadržaj tih e-mailova, možemo, po potrebi, ako je to nužno za ispunjenje svrha obrade navedenih u ovim Pravilima, prikupljati neposrednim uvidom u e-mailove Radnika.

Sve pribavljene podatke, neovisno kako pribavljeni, možemo dalje provjeravati (npr. provjerama kod prijašnjih poslodavaca, kod tijela koja su izdala odgovarajuće nagrade i odobrenja, provjerama u javno dostupnim registrima i slično);

 VIII. SVRHE PRIKUPLJANJA I OBRADE PODATAKA

Osobne podatke Radnika i Tražitelja zaposlenja prikupljamo te dalje obrađujemo za svrhe:

1. komunikacije s Radnikom i Tražiteljem zaposlenja (u tu svrhu prikupljamo podatke za kontakt kao što su e-mail, telefon i dr.);
2. omogućavanja izbora najbolje moguće osobe za određeni posao (u tu svrhu prikupljamo podatke iz životopisa, molbi za posao, provodimo testiranje, provodimo provjere podataka o ranijem zaposlenju i slično);
3. pripremanja i izvršavanja ugovora s Radnikom (npr. u tu svrhu prikupljamo podatke koji su nužni sadržaj ugovora s Radnikom, podatke koji su potrebni za obračun Plaća, isplatu Plaća, podatke za vođenje evidencije radnog vremena; također, za ove svrhe dostavljamo određene osobne podatke radnika kao što su ime, prezime, poslovni e-mail i radno mjesto, svojim klijentima ili poslovnim suradnicima ako je to potrebno radi izvršenja ugovora kojeg Društvo ima sklopljenog s navedenim osobama te uključuje izvršavanje radnih obveza radnika);
4. izvršavanja pravnih obveza Društva prema prisilnim propisima (npr. u tu svrhu prikupljamo i dostavljamo podatke HZMO i HZZO, poreznoj upravi i slično);
5. osiguranje pružanja najbolje usluge klijentima (npr., u tu svrhu Društvo može, ako to smatra potrebnim, pregledati e-mailove koje Radnici prime ili pošalju sa svojih službenih (poslovnih) e-mailova); 
6. poslovne administracije (npr. za sastavljanje unutarnjih izvješća, radnih dokumenata, kopija odnosno backupa, istraživanje sumnji na prijevare, pohranu i strukturiranje dokumenata, za rješavanje sporova, izvršavanja i obranu pravnih zahtjeva i druge aktivnosti nužne za uredno vođenje vlastitog poslovanja, vođenje urednih evidencija, raspodjele poslova i slično);
7. svrhe u koje je Radnik ili Tražitelj zaposlenja dao izričitu i jasnu privolu;
8. druge svrhe koje su nužne i primjerene i za koje imamo valjanu pravnu osnovu iz članka 6. Uredbe.

IX. PRAVNI TEMELJ ZA OBRADU OSOBNIH PODATAKA

Prema svrhama obrade, pravni temelj naše obrade osobnih podataka Radnika i Tražitelja zaposlenja je sljedeći:

• za svrhe iz točke VIII. (1.), (2.), (5.) i (6.) pravni temelj je naš legitimni interes (naš legitimni interes je tražiti i zaposliti najprikladnije Tražitelje zaposlenja kao Radnike, komunicirati sa Tražiteljem zaposlenja i Radnicima, osigurati najbolju moguću uslugu klijentima, biti upućen u izvršavanje obveza svojih Radnika te uredno voditi poslovnu administraciju);
• za svrhe iz točke VIII. (3.), pravni temelj je da je obrada nužna za izvršavanje ugovora s Radnikom odnosno poduzimanje radnji za sklapanje ugovora; temelj je ujedno i izvršavanje naših pravnih obveza;
• za svrhe iz točke VIII. (4.) pravni temelj je izvršavanje naših pravnih obveza;
• za svrhe iz točke VIII. (7.) pravni temelj je privola ispitanika. 

X. OBVEZA PRUŽANJA OSOBNIH PODATAKA I POSLJEDICE NEPRUŽANJA

Obrada osobnih podataka u svrhe iz točaka VIII. (3.) i (4.) naša je zakonska ili ugovorna obveza. Radnik ima ugovornu ili zakonsku obvezu pružiti nam te podatke. 

Za slučaj da Društvo ne obradi osobne podatke u bilo koju od gore navedenih svrha, navedene svrhe neće moći biti ispunjene.

Pružanje podataka iz točaka VIII. (1.) i (2.) ovisi isključivo o Tražitelju zaposlenja, međutim, za slučaj da ona ili on ne pruži sve navedene ili dodatno zatražene informacije, svrhe obrade neće biti ispunjene (Društvo neće moći donijeti odluku o zapošljavanju i ugovor neće biti sklopljen s Tražiteljem zaposlenja). 

XI. KAKO DUGO ČUVAMO PODATKE

Osobne podatke Radnika i Tražitelja zaposlenja Društvo briše po prestanku svrhe radi koje su podaci prikupljeni, te po isteku svih zakonskih obaveza povezanih s čuvanjem osobnih podataka, ovisno o tome koji je rok duži.

Smatra se da svrha pohrane životopisa i molbi za posao Tražitelja zaposlenja ne prestaje okončanjem određenog procesa zapošljavanja, već da prestaje tek kada, na trajnoj osnovi, prestane potreba Društva za dotičnim poslovima. Radi navedenog Društvo može prilikom svakog novog procesa zapošljavanja pregledati ranije zaprimljene životopise i molbe za posao, te osobne podatke tih Tražitelja zaposlenja ponovno obrađivati, uključujući, po potrebi, Tražitelje zaposlenja ponovno kontaktirati radi testiranja, razgovora i slično.

U slučaju pokretanja spora u vezi ostvarivanja prava iz ili u svezi s radnim odnosom, zapošljavanjem, sklapanjem ugovora i slično ili u slučaju prigovora/spora vezano uz pružanje usluge u kojoj je sudjelovao Radnik, relevantne osobne podatke Radnika ili Tražitelja zaposlenja Društvo je dužno čuvati do okončanja spora.

XII. KOME MOŽEMO OTKRITI PRIKUPLJENE PODATKE I POD KOJIM UVJETIMA

Ovisno o svrsi i pravnom temelju obrade osobnih podataka, osobne podatke Radnika možemo dijeliti odnosno dostavljati sljedećim osobama:

• našim klijentima (ime i prezime Radnika, radno mjesto, službeni kontakt podaci tog Radnika i drugi podaci u svezi obavljanja poslova i radnih zadataka Radnika ako nužni radi izvršavanja ugovora tog radnika i pružanja usluga klijentima, a radi omogućavanja klijentima da komuniciraju s Radnicima te da Društvo uredno ispunjava svoje pravne obveze prema klijentima);
• računovodstvenom servisu i sličnim partnerima, s kojima imamo sklopljen ugovor te koji su obvezani čuvati povjerljivost zaprimljenih osobnih podataka (npr. računovođama dostavljamo osobne podatke Radnika potrebne da bi se obračunala i isplatila Plaća);
• državnim tijelima, regulatornim tijelima, sudu i drugim nadležnim institucijama, ako je isto potrebno radi našeg postupanja po prisilnim propisima, sudskom nalogu i drugim obvezujućim mjerama (npr. dostavljamo propisane osobne podatke Radnika HZMO-u, HZZO-u); također, možemo dostavljati podatke Radnika trećima ako je isto potrebno radi sigurnosti Radnika i/ili zaštite prava i imovine Društva.

Osobne podatke Tražitelja zaposlenja možemo dostavljati trećim osobama kao što su osobe ili društva specijalizirane za pronalaženje radnika i pružanje savjeta pri zapošljavanju (tzv. headhunting agencije ili headhunteri), prijašnjim poslodavcima Tražitelja zaposlenja i drugim osobama radi provjere podataka koje dostavio sam Tražitelj zaposlenja ili nadopune tih podataka dodatnim podacima potrebnima za zapošljavanje. 

XIII. MJERE ZAŠTITE OSOBNIH PODATAKA 

Društvo poduzima sve tehničke, kadrovske i organizacijske mjere radi zaštite osobnih podataka Radnika i Tražitelja zaposlenja, a koje mjere su potrebne da bi se osobni podaci zaštitili od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe.

Tehničke mjere kojima se štite postupci obrade osobnih podataka uključuju, minimalno, fizičku kontrolu pristupa (čuvanje u zaključanim ormarima ili sefu s mogućnosti pristupa ključu samo od posebno ovlaštenih osoba), nadalje, logičku kontrolu pristupa (dodjeljivanjem korisničkog imena i lozinke koja je poznata samo osobama koje obrađuju podatke), sigurnost operativnih sustava i e-mail računa, upotreba antivirusnog softvera, pristup samo pomoću sigurnih protokola i putem VPN kanala, te druge mjere.

Pristup računalima i drugim automatiziranim sredstvima obrade može se nadzirati uvidom u podatke o tim pristupanjima, zabilježeni na tim sredstvima automatizirane obrade. 

XIV. PRAVA ISPITANIKA

Radnici i Tražitelji zaposlenja, u vezi s našom obradom podataka (i samo sa obradom podataka koji se tiču njih pojedinačno), imaju sljedeća prava:

1. pravo na informiranost
   • pravo na informacije o nama, našim kontakt podacima, svrhama, pravnoj osnovi za obradu podataka i drugim podacima vezanim uz našu obradu;
   • radi pružanja tih informacija Radnicima i Tražiteljima zaposlenja sastavljena su ova Pravila;
   • u svakom slučaju u kojem je to primjenjivo (npr. radi se o uobičajenoj obradi osobnih podataka, koja je predviđena i objašnjena ovim Pravilima), potrebne obavijesti daju se objavljivanjem ovih Pravila ili upućivanjem na njih, stoga je potrebno iste pažljivo pročitati;
2. pravo na pristup informacijama 
   • pravo dobiti potvrdu obrađuju li se osobni podaci te ako se obrađuju, dobiti pristup tim podacima ;
3. pravo na ispravak 
   • pravo osobne podatke koji su nepotpuni ili netočni, u bilo kojem trenutku zatražiti ispraviti ili dopuniti;
4. pravo na brisanje 
   • pravo tražiti od nas brisanje svojih osobnih podataka ako svrha u koju su isti prikupljani više ne postoji, ako se radi o nezakonitoj obradi, ako obrada nerazmjerno zadire u Vaše zaštićene legitimne interese ili se obrada podataka temelji na Vašoj privoli koju ste povukli, uz uzimanje u obzir da će u nekim slučajevima biti razloga koji bi mogli biti protivni potpunom brisanju Vaših osobnih podataka, primjerice pohrana koja je zakonom izričito određena, postojanje, ostvarivanje ili obrana pravnih zahtjeva i slično te da u tom slučaju neće biti moguće udovoljiti Vašem zahtjevu;
5. pravo na ograničenje obrade 
   • pravo tražiti od nas da zaustavimo ili ograničimo obradu ako:
     1. osporavate točnost Vaših osobnih podataka, i to tijekom razdoblja koje omogućuje provjeru točnosti podataka,
     2. ako je obrada nezakonita, ali ste brisanje odbili i umjesto toga tražite ograničavanje obrade podataka, 
     3. ako nas za predviđenu svrhu Vaši osobni podaci više nisu potrebni, a Vi ih još uvijek trebate za postavljanje ili obranu pravnih zahtjeva, 
     4. ako ste uložili prigovor na obradu osobnih podataka očekujući potvrdu nadilaze li legitimni razlozi Društva kao voditelja obrade Vaše razloge;
6. pravo na prenosivost podataka 
   • pravo zaprimiti osobne podatke koje su nam dostavljeni ili tražiti prijenos istih drugom voditelju obrade, u odgovarajućem obliku;
   • ovo pravo može se koristiti ako smo podatke dobili u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te su dodatno ispunjeni ovi uvjeti: obrada se temelji na privoli ili ugovoru i vrši se pomoću automatiziranih procesa;
7. pravo na prigovor 
   • pravo tražiti od nas da prestanemo s obradom podataka, ako se obrada temelji na legitimnom interesu te izvršavanju zadaća od javnog interesa, s time da možemo nastaviti obrađivati osobne podatke ako dokažemo da postoje uvjerljivi legitimni razlozi za daljnju obradu (što uključuje i postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva);
   • ukoliko Radnik ili Tražitelj zaposlenja nije zadovoljan odgovorom Društva ili smatra da nezakonito obrađujemo njegove podatke, on ili ona može podnijeti prigovor nadležnom nadzorom tijelu; 
   • nadzorno tijelo u Republici Hrvatskoj je Agencija za zaštitu osobni podataka (podaci za kontakt: http://azop.hr/).
8. Pravo na  pritužbu
   • ako smatrate da je Društvo prilikom obrade Vaših osobnih podataka prekršilo propise o zaštiti osobnih podataka i time dovelo do povrede Vaših interesa, prava i sloboda, molim Vas da nas kontaktirate kako bi razjasnili sva moguća pitanja.
   • Osim Društvu, sa svojom pritužbom možete se obratiti i nadzornom tijelu, tj. Agenciji za zaštitu osobni podataka (podaci za kontakt: http://azop.hr/).

U slučaju da se osobni podaci ne prikupljaju od ispitanika neposredno, Društvo će u razumnom roku, a najkasnije u roku od mjesec dana, istima dati sve potrebne obavijesti o obradi njegovih podataka, osim ako:

• ispitanik o predmetnoj obradi nije već ranije obaviješten; ili 
• pružanje tih informacija nemoguće je ili bi zahtijevalo nerazmjerne napore ili bi se  onemogućilo ili ozbiljno ugrozilo postizanje ciljeva obrade;
• obrada (dobivanje i otkrivanje) tih podataka je izrijekom propisana pravom koje       obvezuje Društvo; ili
• osobni podaci moraju ostati povjerljivi u skladu s obvezom čuvanja profesionalne tajne.

XV. PRAVO NA OPOZIV PRIVOLE

Dane privole za obradu osobnih podataka, Radnik ili Tražitelj zaposlenja mogu u svako doba opozvati. Opoziv, međutim, ne utječe na zakonitost naše obrade osobnih podataka temeljem njihove privole za vrijeme prije opoziva. 

U slučaju opoziva privole, možemo dalje obrađivati osobne podatke ako postoji drugi temelj za obradu (npr. legitimni interes ili pravna obveza).

XVI. OBAVJEŠTAVANJE O POVREDI

U slučaju povrede osobnih podataka, bez nepotrebnog odgađanja i, ako je izvedivo, najkasnije 72 sata nakon saznanja o toj povredi, izvijestit ćemo nadzorno tijelo i dokumentirati sve povrede osobnih podataka, osim ako nije vjerojatno da će povreda osobnih podataka prouzročiti rizik za prava i slobode pojedinaca.

U slučaju povrede osobnih podataka koja će vjerojatno prouzročiti visok rizik za prava i slobode pojedinaca, bez nepotrebnog odgađanja obavijestit ćemo Radnika ili Tražitelja zaposlenja, ovisno o okolnostima, o povredi osobnih podataka te ukratko opisati prirodu povrede.

Ukoliko se nalazimo u ulozi izvršitelja, izvijestit ćemo voditelja obrade odmah po saznanju za povredu.

XVII. OSTALE ODREDBE  

Ne primjenjujemo postupke profiliranja niti automatskog donošenja odluka. 

XVIII. PRIJENOSI U TREĆE ZEMLJE

Nastojimo da se sva obrada odvija unutar Europske unije odnosno Europskog gospodarskog prostora, no ponekad ćemo osobne podatke morati prenijeti u treće zemlje, npr. našim klijentima u tim zemljama, poslovnim partnerima i slično. U tom slučaju primjenjujemo adekvatne razine zaštite osobnih podataka (npr. odluka o primjerenosti Europske komisije ili primjena standardnih klauzula o zaštiti osobnih podataka).

XIX. ZAVRŠNE ODREDBE

Pravila su ažurirana dana 27. siječnja 2025. godine.